Desvende os modelos e aplicações da Nota Fiscal Eletrônica, tire todas as suas dúvidas na hora da emissão e saiba como implementar a NF-e no seu software.

NF-e é o apelido da Nota Fiscal Eletrônica, documento obrigatório em todo tipo de transação comercial tributável. Ou seja, qualquer negócio demanda atenção às obrigações fiscais e a emissão de Nota Fiscal é uma das principais delas.

Você muito provavelmente já teve contato com uma NF-e, pois ela se aplica tanto para produtos vendidos quanto para serviços prestados e está presente tanto na rotina do pequeno produtor rural quanto na dos estabelecimentos industriais e atacadistas.

Se você tem ou está abrindo um negócio, precisa saber exatamente como a emissão de Notas Fiscais funciona. Se você trabalha em uma software house, já passou da hora de entender e ajudar a solucionar essa demanda tão importante do seu cliente.

E seja qual for o seu caso, as respostas para as suas perguntas estão neste post.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital da Nota Fiscal, que foi implementada na legislação brasileira a partir do Ajuste SINIEF 07/05 de outubro de 2005 e, de lá para cá, tomou o lugar da nota de papel modelo 1 ou 1-A.

Hoje, a NF-e é obrigatória para boa parte dos empresários e negócios, e tem validade em todo o território nacional.

Ela consiste em um documento emitido e armazenado eletronicamente em formato de arquivo XLM. Sua função é registrar uma operação de trânsito de mercadorias ou uma prestação de serviços entre duas partes.

A validade jurídica de uma NF-e é garantida por dois processos: a partir da assinatura digital, que valida a autoria do emitente e integridade do documento, e da Autorização de Uso do Fisco, gerada antes da ocorrência do fato gerador pela SEFAZ.

A nota eletrônica representa uma grande evolução e ganho em muitos sentidos. Ela foi instituída principalmente como uma medida facilitadora e de segurança para o controle fiscal, seguindo a tendência de digitalização dos processos do Fisco.

Suas vantagens, porém, não dizem respeito apenas à fiscalização da Receita Federal sob as transações comerciais.

A NF-e trouxe também diversos benefícios para os emitentes, compradores, contabilistas e a sociedade como um todo – como veremos mais abaixo.

Ainda assim, apesar de ser mais prática e otimizada que a tradicional nota de papel, a NF-e gera muitas dúvidas aos empreendedores. Afinal, existem diferentes tipos de NF-e, além de requisitos e rotinas que estão ligados à emissão e precisam ser aplicados.

Por isso também que nós temos uma operação exclusivamente dedicada aos Documentos Fiscais na TecnoSpeed e estamos sempre trabalhando em soluções para descomplicar as suas obrigações fiscais e as dos seus clientes.

A Nota Fiscal eletrônica, modelo 55, substituiu a antiga nota fiscal modelo 1 ou 1A. Além disso, também substitui a Nota Fiscal de Produtor Rural, que agora também pode ser emitida via webservice.

Em relação ao varejo, a NF-e não é utilizada. A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, modelo 2, e o Cupom Fiscal autorizado via ECF foram substituídos pela Nota Fiscal do Consumidor eletrônica, a NFC-e.

Agora que você já sabe o que é a NF-e, vamos nos aprofundar um pouquinho e desvendar os tipos de notas eletrônicas existentes e suas diferentes aplicações, que variam conforme o tipo de transação e/ou emissor:

Além de ser o nome genérico de todas as notas emitidas e armazenadas eletronicamente, NF-e também é a denominação usada para as notas modelo 55, que se referem à venda de produtos físicos em grande escala.

Ou seja, essa é a nota que deve ser emitida ao comprador em toda aquisição de mercadoria, registrando a operação, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Ela também precisa obrigatoriamente vir acompanhada do Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), que representa a NF-e fisicamente e dá acesso ao seu arquivo XML, permitindo conferências individuais ou fiscais.

A NFC-e também se destina ao registro de operações de compra e venda, porém somente àquelas realizadas presencialmente ou que envolvem entrega à domicílio ao consumidor final, em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

Resumindo, é a nota utilizada pelas lojas de varejo e comércios como farmácias e mercados. Ela foi implementada ao SPED em substituição à Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal emitido por ECF.

A NFS-e, como o nome já sugere, é usada quando a transação envolve não a compra e venda de uma mercadoria física, mas a prestação de um serviço. Além de registrar a descrição dos serviços, ela contempla o ISS (Imposto Sobre Serviço).

Sua emissão pode ser destinada a uma pessoa jurídica ou física e acontece junto à RFB ou à prefeitura em que a empresa ou o empreendedor estão registrados. Por ser mais simples e flexível, costuma ser o tipo aplicado para MEIs e pequenas empresas.

Também é comumente utilizada para Saas, serviços de assinatura, academias e hotéis. Curiosamente, a aquisição de produtos digitais como cursos online e e-books é outra aplicação desse modelo.

A nota de Conhecimento de Transporte Eletrônico é emitida para registrar operações de transporte de carga entre municípios e estados. Ela serve para agilizar o faturamento e diminuir as chances de erros ou fraudes envolvendo os produtos em trânsito.

A Nota Fiscal Avulsa é a emitida por autônomos que não possuem CNPJ, MEIs que não são prestadores de serviços e não contribuintes do ICMS. Por ser emitida uma a uma no portal da SEFAZ, ela exige a digitalização manual de todos os dados e por isso não é indicada para negócios que possuem uma grande demanda de notas.

Até pouco tempo, o produtor rural também era um adepto da NFA-e, porém a partir da Norma Técnica 2018.001, agricultores e pecuaristas passaram a ter seu próprio modelo de NF-e, adaptado às demandas de seus negócios: a NFP-e.

A nota complementar é emitida quando há necessidade de acrescentar e/ou atualizar os dados da NF-e original, o que pode acontecer em caso de variação de cotação, reajuste de preço e erro de cálculo de imposto ou classificação fiscal.

A nota de remessa envolve o registro de mercadorias sem intenção de venda e garante que não haverá a cobrança de impostos nesse processo. Ela pode ser necessária durante o transporte de produtos da fábrica para a loja onde eles serão vendidos ou ainda em casos de distribuição de brindes, doações, amostras grátis, consignações, produtos em teste ou em manutenção e outras operações não comerciais.

São emitidas quando o comprador está localizado no exterior, oficializando o trânsito no território nacional e a saída de mercadorias para fins de exportação perante à SEFAZ. Ela se difere da NF-e por envolver dados referentes à moeda em operação e outros detalhes específicos.

Muitos tipos de notas, não é mesmo? Mas agora, conhecendo os nomes e aplicações de cada um, fica mais fácil não se perder entre eles.

Veja todos os benefícios da NF-e (Nota Fiscal eletrônica). Existem vários benefícios ao emitir a NF-e (Nota Fiscal eletrônica). | Imagem: Pexels.

A partir da implementação da Nota Fiscal Eletrônica, tanto os emitentes, quanto os compradores, contadores e o Fisco foram beneficiados.

Afinal, todo o processo foi otimizado e digitalizado, permitindo uma integração nos dados e muitas outras vantagens que vêm com isso.

Como principais benefícios da NF-e, em seus diferentes níveis de aplicação, temos:

Ao adotar um modelo de nota digital, a emissão tem seus custos e usos de recursos reduzidos, como os que envolvem a aquisição de papéis, impressões, armazenamento e envios.

Isso traz benefícios para o emissor e para o meio-ambiente, sem contar que facilita a vida do destinatário/comprador, que precisa lidar com menos papel e tem os dados sempre acessíveis.

A nota eletrônica é mais confiável que a antiga nota em papel por diversos motivos: permite a integração de dados entre sistemas, facilitando o controle fiscal e a diminuição da sonegação; a escrituração dos dados é automatizada, diminuindo as chances de erros de digitação; os dados são armazenados no meio eletrônico, permitindo o acesso rápido e com menos risco de perdas.

Com a NF-e a emissão é feita de forma rápida e otimizada, a integração e validação da nota pela SEFAZ é praticamente automática, os dados estão sempre a um clique e podem ser facilmente acessados e compartilhados, o tempo de espera em pontos de fronteira é reduzido, o comprador recebe a NF-e diretamente via e-mail também sem enrolação. Ou seja, Nota Fiscal Eletrônica é sinônimo de praticidade!

Novamente, acessar os dados de uma NF-e é muito mais simples e rápido do que buscar notas em armários de arquivo de papel. Tudo está integrado e digitalizado, deixando as informações à disposição de todas as partes envolvidas e do Fisco para qualquer consulta ou conferência.

Uma gestão de informações mais transparente e eficaz contribui para o melhor acompanhamento dos fluxos, números e metas da empresa, bem como para a segurança contra fraudes, adulterações e sonegações.

Outra vantagem da digitalização e integração dos dados é que outras obrigações fiscais, como Declaração de Impostos de Renda, DCTF, DASN e várias outras que fazem parte da rotina contábil de uma empresa também são facilitadas, pois os dados podem ser importados do sistema da SEFAZ.

A NF-e também serve como incentivo para negócios do tipo B2B (business to business), envolvendo a prestação de serviços e venda de produtos relacionados à Emissão de Notas Fiscais, e consequentemente gera novas oportunidades de emprego.

Além disso, a digitalização dos documentos fiscais também torna mais simples a rotina e realização de negócios à distância, permitindo uma visão mais macro sobre os clientes que a sua empresa pode atender.

Viu só como a implantação da NF-e vai muito além de facilitar a fiscalização e aumentar a arrecadação do Fisco?

Veja quais são os requisitos para emitir a NF-e (Nota Fiscal eletrônica) Veja todas as etapas de emissão da NF-e (Nota Fiscal eletrônica). | Imagem: Pexels.

Ok, você já sabe o que é NF-e, quais são os tipos existentes e as vantagens que esse modelo digital tem a oferecer. Agora, o que é preciso para passar a emitir notas eletronicamente? Se essa for a sua pergunta no momento, aqui estão as respostas:

1. Credenciamento junto à SEFAZ Caso ainda não seja, a empresa e/ou empresário precisa realizar o seu cadastro de emissor junto à SEFAZ do estado em que possui estabelecimento e deseja emitir NF-e. O processo é simples e online.

2. Certificação Digital É através de um Certificado Digital que a nota é assinada, garantindo sua autenticidade, integridade e validade jurídica. Portanto, outro requisito para a emissão é adquirir uma certificação de assinatura digital em uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil.

3. Software emissor Também é necessário possuir um sistema de emissão – próprio, adquirido ou disponibilizado pelo Fisco – que esteja configurado com os web services e demandas deste processo e permita a comunicação com a SEFAZ para envio e análise dos dados.

4. Preenchimento correto das informações Por fim, para garantir que a sua nota será validada pela SEFAZ é preciso adicionar os dados obrigatórios e assegurar que estejam corretos, para que não hajam divergências, atrasos e/ou problemas na aprovação da NF-e.

Antes de mais nada, para emitir NF-e, você (ou seu cliente, se você for um desenvolvedor ou contador) deve estar credenciado para isso, junto à Secretaria da Fazenda do seu estado.

Cada estado é responsável pelo cadastro de seus contribuintes na NF-e. Esse processo pode ser feito pelo portal da SEFAZ do seu estado, e o processo exato de credenciamento pode variar de um para outro.

Feito isso, vamos para a parte mais complicada e técnica da coisa.

O fluxo de emissão de uma NF-e é a sequência de etapas que você precisará cumprir para emitir a nota.

Começa na geração do arquivo XML contendo as informações sobre sua empresa e sobre aquela venda, passa pela assinatura digital, envio para a SEFAZ, validação e autorização, e termina na impressão da DANFE.

Fluxo de emissão da NF-e (Nota Fiscal eletrônica).

• Primeiro, inclui-se todos os dados da nota e o arquivo XML é gerado;
• Depois, é preciso autenticá-lo por meio de uma assinatura digital;
• Na sequência, o arquivo precisa ser transmitido ao portal do SEFAZ;
• Então, a nota será validada, gerando o DANFE e enviando os arquivos para o destinatário.
• Confuso? Muito, eu imagino, com tantos conceitos novos! Mas fique tranquilo: vamos analisar cada elemento e cada etapa do processo de emissão da Nota Fiscal do eletrônica:

Para compreender a Nota Fiscal eletrônica mais a fundo, é importante absorver bem um conceito: a NF-e é um documento exclusivamente digital. Mas o que exatamente isso significa?

Diferente dos seus documentos de papel antecessores, a NF-e não existe fisicamente. O verdadeiro documento, com validade fiscal, é um arquivo de computador do tipo XML cujo nome é um número bem comprido, chamado de “chave da nota”.

Ué, mas como eu vou representar as mercadorias sem acesso à um equipamento eletrônico para consultar o XML? Bem, para isso, existe o DANFE, sobre o qual falaremos mais adiante.

O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica é o documento em si, com validade fiscal, e por isso deve seguir uma estrutura exata. Ele é composto de dois tipos de elementos: campos e valores. Este arquivo irá conter as informações daquela operação.

Para que um “simples” arquivo XML possa ser chamado de documento fiscal eletrônico, ele deve ser assinado pelo contribuinte que emitiu aquele documento, de modo a confirmar sua autenticidade.

Esse processo é chamado de assinatura digital e deve ser feito antes de enviar a NF-e para autorização no servidor da SEFAZ.

A assinatura digital é feita através do certificado digital do contribuinte, emitido por um agente certificador autorizado pela ICP Brasil. Existem 2 tipos de Certificado Digital, o A1 e o A3:

Certificado A1: é um arquivo digital, que deve ser instalado na máquina ou plataforma emitente. Tem validade de 1 ano, e pode ser instalado e utilizado simultaneamente em vários computadores/pontos de venda. Certificado A3: é um certificado físico, podendo ter forma parecida com um pendrive, um cartão ou um leitor biométrico. Tem validade de 3 anos, e só pode ser utilizado em um computador por vez.

Para emitir a Nota Fiscal eletrônica é preciso que haja o certificado digital.

O processo de assinatura consiste em preencher os campos do XML da nota relacionados à informações do certificado no XML da nota. Se você utiliza a NFe TecnoSpeed no seu software, basta seguir este tutorial para implementar a assinatura digital.

Depois de montar seu XML e assiná-lo para provar que é você mesmo quem está emitindo aquela NF-e, está na hora de enviá-la para a SEFAZ e obter a autorização fiscal para aquela operação. Para isso, você precisará da URL de envio de NF-e do seu estado.

Após o envio, sua nota será submetida às regras de validação, que estarão de acordo com os Manuais e Notas Técnicas em vigência. Em seguida, você receberá uma resposta da SEFAZ sobre a sua NF-e: basicamente, se ela foi autorizada ou rejeitada.

Se ela foi rejeitada, você precisará corrigi-la para enviar novamente. Normalmente, a mensagem de rejeição da SEFAZ já contém uma descrição do erro encontrado.

Mas se a NF-e foi autorizada, tudo certo! Agora só falta imprimir a representação física da nota para o cliente.

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação física, impressa em papel e simplificada, da Nota Fiscal eletrônica. Sendo assim, o DANFE não possui valor fiscal por si só.

A principal utilidade do DANFE é facilitar a consulta da NF-e armazenada dos servidores da SEFAZ, através de um código de barras ou da chave de acesso da NF-e. Para alguns processos de fiscalização e conferência, as informações do DANFE são suficientes.

Além de ser um atalho para o verdadeiro documento, o DANFE ainda contém um resumo sobre a NF-e, como o emitente, destinatário e o valor total da carga, com base nas Notas Fiscais vinculadas.

Veja as principais dúvidas em relação a NF-e (Nota Fiscal eletrônica). Dúvidas? É normal, são vários detalhes dentro da Nota Fiscal eletrônica.

Imaginamos que os nós da sua cabeça que surgiam quando você pensava em Nota Fiscal tenham sido desfeitos.

• Para estar apto a emitir NF-e, a empresa precisa cumprir todas as obrigações fiscais?

Sim, o emissor precisa estar inscrito na Secretaria da Fazenda de seu estado, sem qualquer tipo de empecilho.

• Empresas de qualquer porte podem emitir NF-e?

Sim. Todas as empresas, de todos os tamanhos, não só podem como devem emitir NF-e. Mesmo as que não têm essa obrigatoriedade podem passar a emitir o documento fiscal, como é o caso dos microempreendedores individuais (MEIs).

• É possível emitir NF-e sem certificado digital?

Na maioria dos casos, sim. As prefeituras dos municípios costumam oferecer esse serviço em seus sites, mas não são todas.

Você deve entrar em contato com a prefeitura da sua cidade para checar a disponibilidade deste serviço.

• Se eu possuo dois ou mais negócios, preciso credenciar todos eles?

Esse não é um procedimento padrão para todos os estados da federação, mas na maioria deles o credenciamento é feito para cada um dos estabelecimentos.

Porém, em alguns estados, esse credenciamento é feito pela raiz do CNPJ, não havendo necessidade de credenciar todos. O contribuinte deve seguir a legislação do seu estado, antes de qualquer coisa é necessário se informar sobre a circunscrição de sua filial.

• De quem é a responsabilidade pelo credenciamento de empresas de outros estados que usam o Sefaz-Virtual?

O Sefaz-Virtual é um ambiente de autorização elaborado pelo Estado do Rio Grande do Sul e que vem sendo referência para vários outros estados. Os usuários do sistema deverão se credenciar de acordo com as normas de sua unidade federada, já que elas contam com normas diferentes.

Fonte: Tecnospeed